辦公室案例匯編

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文件處理

案例1 公文與法律
　　　1993年3月，某省人大常委會舉行第十二次會議作出決議，決定撤銷該省某市人民政府的108號文件，原因主要是某市政府的108號文件不符合國家《土地法》。決議一公布，立即在省直和各地、市機關引起一陣不小的震動。108號文的主要內容如下：
關于金灘外商投資開發(fā)區(qū)征用土地的批復
市外經貿委：
　　報來《關于要求批準征用金灘外商投資開發(fā)區(qū)1500畝土地的請求》收悉。
　　建立金灘外商投資開發(fā)區(qū)是市四家班子集體研究決定的。這是市委、市政府貫徹省委、省政府“筑巢引鳳”戰(zhàn)略決策的重大舉措，標志著我市對外開放進入了一個新時期。盡快把握、金灘外商投資開發(fā)區(qū)搞起來，對我市乃至全省經濟實現(xiàn)跨躍式發(fā)展將起重要作用。為此，特批復如下：①同意你委征用金灘區(qū)域土地1500畝，其中水田1050畝；②根據(jù)市委、市政府的“低門坎”政策，可根據(jù)水田、旱地不同，地塊區(qū)別，給予適應優(yōu)惠地價；③請市土地、規(guī)劃，城建等部門積極配合，大力協(xié)助外經貿委做好征地等項前期工作，
　　此復
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　**市人民政府
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1992年8月18日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　
……（新文秘網(wǎng)http://m.120pk.cn省略879字，正式會員可完整閱讀）……　
市委的一位領導同志在一次企業(yè)家學習座談會上講的，沒有公開發(fā)表，不能作為《決定》。
　　　【思考題】
　　�。�1）在本案例中，為什么兩個部門會對政府公文出現(xiàn)不同的意見？
　　�。�1）在該文件起草過程中，秘書應該如何做以防止歧義公文出現(xiàn)？
　　　【評析】公文校核是公文處理程序中的一個重要環(huán)節(jié)，負責公文處理的秘書必須有高度的責任感，認真做好公文校核工作。
　　　本例引起歧義的那句話是《決定》起草者引用市委一位負責人在一個座談會上的即席講話中的一句。其實，這個即席講話是在特定的場合、特定的前提下講的，前后還有多層意思，草擬者把它放到《決定》中是不對的，而負責公文校核的同志也未認真進行校核，因而出現(xiàn)差錯。由此可見，公文的校核是十分重要的。一般來說，一個公文要經過3步校核才能送印發(fā)出
　　　(1) 公文文稿送領導人審批之前要進行校核的方面有：報批程序是否符合規(guī)定；是否確需行文；內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提措施和辦法是否切實可行；人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述，密級、印發(fā)傳達范圍，主題詞是否準確、恰當，文字、符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定；涉及有關部門業(yè)務的事項是否經過協(xié)調并取得一致意見，等等。
　　　(2) 已經領導人審批過的文稿，在印發(fā)之前應再進行校核，校核的主要內容同第一條所述。這一步校核也很重要。由于領導人工作繁忙，對一些文稿未能仔細推敲，就一字不改地簽發(fā)了；有的文稿雖作修改，但由于受時間和精力的限制而未能進行全面考慮，這就要求秘書再次校核。當然，經校核如需作內容的實質性修改，則須報經原審批領導人復審。
　　　(3) 在公文正式印發(fā)前復核，主要是對公文的審批手續(xù)(含會簽)完備不完備，文種用得恰當不恰當，格式符不符合要求進行復核。最后確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)。
　　2、鐘苗有一份公司年度總結要校對。她覺得兩個人讀校能更快一些，于是請辦公室新來的小王與她一起校對，鐘苗讀原稿，小王看校樣，很快他們就把文稿校對完了。鐘苗高興地拿著校對好的文稿給辦公室主任再看看，只見主任看著看著眉頭便皺了起來，鐘苗連忙問：“主任，有什么問題嗎？”主任說：“怎么有兩個人名，音對字不對，這不是鬧笑話嗎？”鐘苗探過頭去一看，果然是錯的。
　　　【評析】校對時，一定要精力集中，逐行逐字，甚至每個標點也不能馬虎，特別要注意容易出差錯的同音異體、字形相近的字，人名、數(shù)字、地名要反復校準。
　　　
案例3 執(zhí)行文件
　　　某地委統(tǒng)戰(zhàn)部為了及時貫徹省委和地委關于積極向各級領導班子推薦優(yōu)秀黨外人士的指示精神，向各縣（市）委下達了一個通知。通知是這樣寫的：
關于認真負責地推薦優(yōu)秀的黨外人士進入各級領導班子的通知
各縣（市）委：
　　為了進一步加強統(tǒng)戰(zhàn)工作，充分調動黨外人士的積極性和創(chuàng)造性，根據(jù)省委、地委關于積極向各級領導班子推薦優(yōu)秀黨外人士的精神，特作如下通知：
　　　（1）略。
　　�。�2）每個縣（市）都要推薦3-4名優(yōu)秀黨外人士進入縣政府、縣人大常委會、縣政協(xié)的領導班子中。
　　　（3）每個縣（市）都要建立起一個黨外人士人才庫。
　　�。�4）（略）。
　　以上通知，望認真執(zhí)行。
　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　中共**地委統(tǒng)戰(zhàn)部
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　199*年*月*日
　　　【評析】地委統(tǒng)戰(zhàn)部根據(jù)自己的職責，主動發(fā)文貫徹地委意，為什么某縣委辦公室認為無法執(zhí)行呢？這是因為，干部工作屬于組織部門的職責，要貫徹這個《通知》精神，就必須將文件轉縣委組織部落實，并進行立項督查。這變成組織部去貫徹落實統(tǒng)戰(zhàn)部的指示，顯然不符合黨委各部門的職責。地委統(tǒng)戰(zhàn)部的工作作風應該肯定的，那怎樣才能迅速貫徹地委的意圖呢？《中國共產黨機關公文處理條例》第四章行為規(guī)則中明確規(guī)定：“黨的機關行文關系，根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定�！秉h委各部門在各自職權范圍內可以向下級黨委的相關部門行文。黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權，可以向下級黨委行文；黨委的其他部門，不得對下級黨委發(fā)布指示性公文。據(jù)此，地委統(tǒng)戰(zhàn)部可以通過兩條途徑行文落實地委的指示精神。一是向地委請示以地委或地委辦公室名義向各縣（市）委發(fā)文并起草代擬稿；二是地委統(tǒng)戰(zhàn)部行文指示各縣（市）委統(tǒng)戰(zhàn)部提出貫徹落實意見報縣（市）委批準。
　　　
案例4 公文標題病例分析
　　�。�1）格式不規(guī)范
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　　 ……（未完，全文共9041字，當前僅顯示2470字，請閱讀下面提示信息。收藏《辦公室案例匯編》）