辦公室案例匯編2

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會議工作案例

案例1 發(fā)會議通知
會議通知
致：各部門經(jīng)理，發(fā)總經(jīng)理秘書沈君。
　　定于12月16日（星期三）下午1:30在公司會議室召開會議，討論公司人員編制和工作績效評估問題。此次會議內(nèi)容重要，請有關(guān)人員務必準時出席，您能否參加，請于12月14日（星期一）之間打電話告知秘書陳紅。電話：51426398

　　　初萌沒有向各主管發(fā)送通知，她想反正是內(nèi)部會議，只要在公司布告欄上貼一張通知就可以了，可是她忽視了一個問題：此次會議是臨時召開的重要會議，并非公司例會。有些主管因為一直在工程現(xiàn)場，未能及時看到通知，造成了三位主管未能準時到會，待發(fā)現(xiàn)時，是星期三的中午，初萌只得匆忙用電話通知三位主管迅速趕到開會地點。其中銷售經(jīng)理王賓接到電話后不滿地說：“這么重要的會，為什么不早下通知？我下午約客戶，會議只能讓我的助手去開了。”初萌急忙說：“那可不行，總經(jīng)理特別指示，有關(guān)人員務必準時出席�！蓖踬e說：“可是我已通知了客戶，改期已來不及了，你說怎么辦？”初萌張了張嘴，可什么也說不上來。
　　　【評析】初蔭沒有向各主管發(fā)送通知已經(jīng)錯了，星期一沒有對參加人員的回復進行核對，又錯過了提前彌補的機會。秘書辦事要盡量想到周到些，以免缺漏，同時要注意跟進發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的問題。
　　　
案例2 會議資料準備
　　　天地石化股份
……（新文秘網(wǎng)http://m.120pk.cn省略916字，正式會員可完整閱讀）……　
題
　　　波揚公司準備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品定貨會。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓秘書部門負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。租界放映機的任務交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會議召開的時間是8月9日上午十點整，而資料放映的時間是十點十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。
　　　9日上午，會議開幕前，波揚公司的秘書們正在緊張到做著最后的準備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓以陸續(xù)進廠，劉小姐心急如焚``````
　　【思考題】
　　�。�1）假如你是劉小姐，對節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？
　　　（2）假如放映機在十點十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議程？
　　�。�3）向總經(jīng)理報告后，你還應該做些什么？
　　　（4）召開大型會議前各種準備工作，包括印象、電子類裝置應提前多少時間安排？
　　　【參考答案】
　　�。�1）馬上聯(lián)系另外的租借公司，看看能不能以最快的方式租到放映機，想想現(xiàn)在一般電腦公司都有放映機的。
　　　（2）馬上向總經(jīng)理報告。
　　�。�3）向總經(jīng)理報告后，一是繼續(xù)聯(lián)系租借放映機，二是向來賓分發(fā)書面宣傳資料，三是會議要如期召開。
　　�。�4）召開大型會議前，各項準備工作應提前一天安排結(jié)束，包括印象、電子類裝置要提前一天準備完成，必要時還要進行提前演示，叫總經(jīng)理前來示察，還可查漏補缺

案例5 會務準備要細致、周密
　　　一次某地當代表大會的開幕式上，會務人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌，雖得到補救，但終是一件憾事，并受到批評。
　　　事情發(fā)生的過程是，會務組會前起草的“大會開幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或播放）國際歌”的一項。大會秘書處一位負責人審稿時，擬把此項放在大會閉幕式進行，于是把此一項目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會秘書處主要負責人定稿時，又把該項圈了回來。會務組的同志憑印象只記住已刪掉奏國際歌此項程序，而對后來又被圈了回來一事，未家注意，因此對于在大會上宣布“奏國際歌”時無法奏出，一時形成了冷場。幸好會務組長急中生智，立即上臺揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場。會后領(lǐng)導同志捉，這一事故該給予批評，吸取教訓。但在關(guān)鍵時刻能得到即使不久，這是好的，這一點值得表揚。
　　　【簡評】每次會議，會前都應充分做好準備工作，以保證會議能順利進行。上面提到的例子，事前如能做好以下幾點，是可以避免事故發(fā)生的。（1）統(tǒng)一領(lǐng)導，加強信息交流，上下協(xié)調(diào)行為。如會務組的同志會前能主動掌握大會程序的最后定稿，就可避免工作疏漏。（2）會務工作，在會前應按會議議程、程序逐項做好準備。其中有的項目還要有兩手準備，如會場的音響設(shè)備，應有現(xiàn)用的和備用的兩套，萬一現(xiàn)用的出了故障，備用的即可接上，確保工作正常進行。上面所提到的奏國際歌的問題是屬會場音響的一部分，如能在會前準備好這首歌的唱片或錄音帶等，急需時就能保證不出失誤。（3）組織會務的同志，會前、會中都應加強對各項準備工作的督促檢查，發(fā)現(xiàn)疏漏及時補救。
　　　
案例 6 請柬發(fā)出之后
　　　某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。
　　　接到請柬的幾位部門領(lǐng)導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。
　　　事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導才解釋說，因秘書人員工作粗心， 在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。
　　　但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。
　　　思考題：這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？
　　　【簡評】準備會議要安排好先后順序，不要以“想當然”辦事，要做好確認工作。發(fā)現(xiàn)問題時，要及時彌補。
　　　
案例7 協(xié)調(diào)工作切忌過分自信
　　　5月份是鮮花盛開的季節(jié)，某市的精神文明表彰大會選在5月上旬的一天召開。開幕這天上午，市政府禮堂主席臺上擺滿了鮮花，臺下參加大會的人員已坐滿了所有的坐椅，領(lǐng)導同志也到休息室等候，會場播放著悅耳的歌曲。這時距預定的大會開幕時間還有15分鐘。
　　　負責這次大會會務工作的室政府辦公室田主任習慣地在會場周圍 ……（未完，全文共7322字，當前僅顯示2571字，請閱讀下面提示信息。收藏《辦公室案例匯編2》）