干部學習講稿：公務文書的處理與管理

目錄/提綱：……
一、公文的概念和特征
二、公文處理的概念和基本任務
三、公文處理基本原則
四、公文處理的主要內(nèi)容
（一）收文處理
（二）發(fā)文處理
（三）辦畢公文的處置
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干部學習講稿：公務文書的處理與管理
　　胡仙芝
　　中國行政管理學會研究員
　　各位學員，大家好！我是中國行政管理學會的研究員胡仙芝，今天想和大家探討一下公務文書的處理與管理以及公文立卷及管理這兩個方面的問題。
　　首先我們來看看公務文書的處理和管理的一些基本的概念、原則、程序、內(nèi)容和方法，因為公文書對于我們行政管理中可能跟大家日常工作中所接觸的都是密切相關的。
一、公文的概念和特征
　　首先我們可以看看公文，什么叫公文呢，公文就是公務文件，是國家機關、社會組織在公務活動中為行使職權所制作的、具有規(guī)范體式和法定執(zhí)行效用的信息記錄。你看像我們好多的紅頭文件，還有一些紅頭的函等等都是一種公文。公文跟其他的一些文字性的東西比起來，它是很有特殊性的。公文它的特殊性有五個方面。
　　首先，它的制作主體是很特殊的，一般來講，只有依法成立并能以自己名義行使權力和承擔義務的國家機構或者是社會組織，行政公文它的制作主體就是行政機關、行_力機構，這個就是行政公文與其他一般的文章、公共的一些文體所不同的地方。
　　第二個就是內(nèi)容的屬性。它的內(nèi)容具有特殊性，一般來講公文是處理公共活動的，涉及到公共權力的運行、公共活動的一些組織以及它的后果承擔等等。
　　第三個就是法律規(guī)定的屬性。也就是說，公文它不是隨便靠一個人的想象去隨意地撰寫的，公文有特殊的文體，有特殊的結(jié)構，也有特殊的格式，而這些文體、結(jié)構、格式都是以法律法規(guī)的形式加以嚴格規(guī)范的。
　　第四個就是程序方面的要求
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創(chuàng)制公文，創(chuàng)制公文我們好多人都說在行政機關混要靠兩個字，一個是“嘴皮子”，一個是“筆桿子”，“筆桿子”用來干嗎呢？絕大多數(shù)時間是用來寫公文。寫公文它其實是一個正式公文的產(chǎn)生過程它的程序也是非常多的，從收集信息到撰寫文稿到審核簽發(fā)到注發(fā)、整理到印制等等，只有通過這么將近十個環(huán)節(jié)的每個程序環(huán)節(jié)的一個嚴格制作，一份正式公文才能產(chǎn)生。
　　但是現(xiàn)在很多公務員創(chuàng)制公文是一方面，而其他的另外一大部分人可能不是直接參與草擬文件，但是他在公文的管理、處理中也起到很重要的作用，其中很多的是傳遞公文，比如說發(fā)文的，收文的，還有文件交換的，他們的主要職能就是傳遞公文。
　　公文傳遞出來了，環(huán)節(jié)又多，它的使命也多，還有一個經(jīng)常我要碰到就是辦理公文，我們每天都在辦理公文，辦理公文包括公文的閱讀和根據(jù)公文的內(nèi)容再去進行加工和處置，比如說像分辦、批辦、擬辦、傳閱、承辦等等，這些辦理公文在很多意義上它就是一些解決具體的問題，比如說落實某一項具體的工作，部署某一項的工作安排以及針對某一個案件進行一些實際的處理等等。
　　但是對公文的管理里邊還包括著它的一個全流程，比如說處置辦畢的公文，就是說它已經(jīng)完成了事務處理的使命，但是我們要對這些公文進行一些管理，包括立卷、歸檔、移交、退還、暫存、銷毀等等，這些都是對辦理公文的處置。
　　這些從頭到腳來講這些公文是多環(huán)節(jié)、多層面、多方面的，它很需要這種管理，任何一項復雜的事務都是非常需要科學管理的，對公文的管理，就包括怎么去建立公文管理機構，對公文的各個環(huán)節(jié)的涉及人員進行分工，明確分工，明確職責等等。對公文如何進行保管和使用，這些一個機構它都需要有一個制度化的工作，對這些制度進行制定，進行完善，進行修改，不斷地提高，那么這些屬于公文管理。我覺得公文處理的任務也就包含著這些層面內(nèi)容。
三、公文處理基本原則
　　公文處理具體的方式有很多，但是有一些原則是很基本的，也就是說不管你處理哪一類公文，哪一些公文有一些基本原則是共同的。
　　比如說第一個我們都講依法行政，在辦理公文、處理公文的時候首先要堅持是法制原則，也就是說我們公文去處理不是自己想怎么干就怎么干，而是都是有法律法規(guī)規(guī)定的。依法辦文、依法辦事，是公文處理的基本原則和首要原則。
　　第二個原則就是實事求是的原則，就像我們行政管理中要處理事情，必須對事實進行基本的判斷，然后從中總結(jié)出規(guī)律。這個實事求是，是公文處理的基本原則，也是日常的行政管理包括做人做事等等都是需要堅持的，一般的話，公文更容不得虛構、容不得作假，實事求是成為公文處理的第二個基本原則。
　　第三個公文處理要求比較全面，而且對質(zhì)量要求比較高，這種質(zhì)量它跟其他的一些文體要求不一樣，其他的文體可能就是語句通順什么就行了，但是這種公文處理對于可執(zhí)行力、對它的時效性、合法性，還有對事件的執(zhí)行力、效力等等都有非常高的要求。
　　公文處理還有一個基本原則，就是要注重實效，這個就像我們搞政治或者搞管理，什么時機需要什么公文，我們就需要適時的推出某一種公文，而不能延誤時機，有一些公文它是在某一個環(huán)節(jié)需要發(fā)生作用，但是如果錯過了這個時機，公文也就沒有它的生命力了。
　　還有公文它是一個組織行為，所以它還需要對公文的處理還需要一個集中統(tǒng)一的原則。也就是說對公文的處理因為它的同一個部門必須有統(tǒng)一的口徑、統(tǒng)一的收文號、收文序號等等，這樣這種集中既方便于管理，也是一個組織對外進行行政管理的一種需要吧。第三個公文處理的基本原則里面還有一個黨政分工的原則，這個也就是可能跟內(nèi)容上、跟大家的分工、職位方面可能也有關系。
　　最后的兩個原則，可能大家都會，這個也是基本的政治常識，b_m原則，尤其是有一些特殊的工作，在公文處理的過程中是必須堅持b_m的，比如說像某一項決策，某一項人事工作的決議在醞釀過程中產(chǎn)生的文件等等，這些都是非常需要b_m的，因為x_m的話直接影響到這個工作的后續(xù)的進展。
　　最后一個是精簡原則，現(xiàn)在絕大多數(shù)的公文都不需要什么描述的話，說理的話，更多是對事件本身的指示和分配，那么這種文字必須非常的精簡、精煉、簡練，然后不會理解歧義，準確的理解、精確的直達，然后文字更加洗練，這個是公文處理的幾項原則。
四、公文處理的主要內(nèi)容
　　公文處理都有哪些具體的內(nèi)容了，這個我覺得大家都是公務員，可能在這個里邊可能每天都是具體的工作內(nèi)容，我們把它概括起來的話可能是有幾個方面，一個是收文處理，一個是公文閱讀，一個是發(fā)文處理，一個是公文印制，還有對辦畢公文的處理和管理等等，這些內(nèi)容我們仔細地可以結(jié)合一些案例來講一講。
　　最近北京晚報在連載一本書叫《省府大院：機關女博士》，講的是一個女博士她考入省政府里面去工作，然后在里邊的一些生活和情感故事。其實她的很多工作內(nèi)容就是跟我們講的公文處理的內(nèi)容是比較統(tǒng)和的，很有意思，她好像第一份工作入機關的第一份工作就是辦公室的機要員，她有一段話很好笑，她說機要是什么呢，她說聽起來像和所有單位重要的事情都有關的人，要么怎么叫機要呢，你看這個“機”就是機關的機，“要”當然是重要的要，機要員就是要參合各種重要的事情，這個女博士本來是這么理解的，但是有一個內(nèi)行的人告訴她，說機要不就是收發(fā)文件嗎，就是收文和發(fā)文嗎，我想這個可能好多政府機關的部門機要員肯定好多人都干過，這邊寫得也比較有意思， ……（未完，全文共11966字，當前僅顯示2846字，請閱讀下面提示信息。收藏《干部學習講稿：公務文書的處理與管理》）