目錄/提綱:……
一、公文的概念和特征
二、公文處理的概念和基本任務(wù)
三、公文處理基本原則
四、公文處理的主要內(nèi)容
(一)收文處理
(二)發(fā)文處理
(三)辦畢公文的處置
……
干部學(xué)習(xí)講稿:公務(wù)文書的處理與管理
胡仙芝
中國行政管理學(xué)會研究員
各位學(xué)員,大家好!我是中國行政管理學(xué)會的研究員胡仙芝,今天想和大家探討一下公務(wù)文書的處理與管理以及公文立卷及管理這兩個(gè)方面的問題。
首先我們來看看公務(wù)文書的處理和管理的一些基本的概念、原則、程序、內(nèi)容和方法,因?yàn)楣臅鴮τ谖覀冃姓芾碇锌赡芨蠹胰粘9ぷ髦兴佑|的都是密切相關(guān)的。
一、公文的概念和特征
首先我們可以看看公文,什么叫公文呢,公文就是公務(wù)文件,是國家機(jī)關(guān)、社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)所制作的、具有規(guī)范體式和法定執(zhí)行效用的信息記錄。你看像我們好多的紅頭文件,還有一些紅頭的函等等都是一種公文。公文跟其他的一些文字性的東西比起來,它是很有特殊性的。公文它的特殊性有五個(gè)方面。
首先,它的制作主體是很特殊的,一般來講,只有依法成立并能以自己名義行使權(quán)力和承擔(dān)義務(wù)的國家機(jī)構(gòu)或者是社會組織,行政公文它的制作主體就是行政機(jī)關(guān)、行_力機(jī)構(gòu),這個(gè)就是行政公文與其他一般的文章、公共的一些文體所不同的地方。
第二個(gè)就是內(nèi)容的屬性。它的內(nèi)容具有特殊性,一般來講公文是處理公共活動的,涉及到公共權(quán)力的運(yùn)行、公共活動的一些組織以及它的后果承擔(dān)等等。
第三個(gè)就是法律規(guī)定的屬性。也就是說,公文它不是隨便靠一個(gè)人的想象去隨意地撰寫的,公文有特殊的文體,有特殊的結(jié)構(gòu),也有特殊的格式,而這些文體、結(jié)構(gòu)、格式都是以法律法規(guī)的形式加以嚴(yán)格規(guī)范的。
第四個(gè)就是程序方面的要求
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創(chuàng)制公文,創(chuàng)制公文我們好多人都說在行政機(jī)關(guān)混要靠兩個(gè)字,一個(gè)是“嘴皮子”,一個(gè)是“筆桿子”,“筆桿子”用來干嗎呢?絕大多數(shù)時(shí)間是用來寫公文。寫公文它其實(shí)是一個(gè)正式公文的產(chǎn)生過程它的程序也是非常多的,從收集信息到撰寫文稿到審核簽發(fā)到注發(fā)、整理到印制等等,只有通過這么將近十個(gè)環(huán)節(jié)的每個(gè)程序環(huán)節(jié)的一個(gè)嚴(yán)格制作,一份正式公文才能產(chǎn)生。
但是現(xiàn)在很多
公務(wù)員創(chuàng)制公文是一方面,而其他的另外一大部分人可能不是直接參與草擬文件,但是他在公文的管理、處理中也起到很重要的作用,其中很多的是傳遞公文,比如說發(fā)文的,收文的,還有文件交換的,他們的主要職能就是傳遞公文。
公文傳遞出來了,環(huán)節(jié)又多,它的使命也多,還有一個(gè)經(jīng)常我要碰到就是辦理公文,我們每天都在辦理公文,辦理公文包括公文的閱讀和根據(jù)公文的內(nèi)容再去進(jìn)行加工和處置,比如說像分辦、批辦、擬辦、傳閱、承辦等等,這些辦理公文在很多意義上它就是一些解決具體的問題,比如說落實(shí)某一項(xiàng)具體的工作,部署某一項(xiàng)的工作安排以及針對某一個(gè)案件進(jìn)行一些實(shí)際的處理等等。
但是對公文的管理里邊還包括著它的一個(gè)全流程,比如說處置辦畢的公文,就是說它已經(jīng)完成了事務(wù)處理的使命,但是我們要對這些公文進(jìn)行一些管理,包括立卷、歸檔、移交、退還、暫存、銷毀等等,這些都是對辦理公文的處置。
這些從頭到腳來講這些公文是多環(huán)節(jié)、多層面、多方面的,它很需要這種管理,任何一項(xiàng)復(fù)雜的事務(wù)都是非常需要科學(xué)管理的,對公文的管理,就包括怎么去建立公文管理機(jī)構(gòu),對公文的各個(gè)環(huán)節(jié)的涉及人員進(jìn)行分工,明確分工,明確職責(zé)等等。對公文如何進(jìn)行保管和使用,這些一個(gè)機(jī)構(gòu)它都需要有一個(gè)制度化的工作,對這些制度進(jìn)行制定,進(jìn)行完善,進(jìn)行修改,不斷地提高,那么這些屬于公文管理。我覺得公文處理的任務(wù)也就包含著這些層面內(nèi)容。
三、公文處理基本原則
公文處理具體的方式有很多,但是有一些原則是很基本的,也就是說不管你處理哪一類公文,哪一些公文有一些基本原則是共同的。
比如說第一個(gè)我們都講依法行政,在辦理公文、處理公文的時(shí)候首先要堅(jiān)持是法制原則,也就是說我們公文去處理不是自己想怎么干就怎么干,而是都是有法律法規(guī)規(guī)定的。依法辦文、依法辦事,是公文處理的基本原則和首要原則。
第二個(gè)原則就是實(shí)事求是的原則,就像我們行政管理中要處理事情,必須對事實(shí)進(jìn)行基本的判斷,然后從中
總結(jié)出規(guī)律。這個(gè)實(shí)事求是,是公文處理的基本原則,也是日常的行政管理包括做人做事等等都是需要堅(jiān)持的,一般的話,公文更容不得虛構(gòu)、容不得作假,實(shí)事求是成為公文處理的第二個(gè)基本原則。
第三個(gè)公文處理要求比較全面,而且對質(zhì)量要求比較高,這種質(zhì)量它跟其他的一些文體要求不一樣,其他的文體可能就是語句通順什么就行了,但是這種公文處理對于可執(zhí)行力、對它的時(shí)效性、合法性,還有對事件的執(zhí)行力、效力等等都有非常高的要求。
公文處理還有一個(gè)基本原則,就是要注重實(shí)效,這個(gè)就像我們搞政治或者搞管理,什么時(shí)機(jī)需要什么公文,我們就需要適時(shí)的推出某一種公文,而不能延誤時(shí)機(jī),有一些公文它是在某一個(gè)環(huán)節(jié)需要發(fā)生作用,但是如果錯(cuò)過了這個(gè)時(shí)機(jī),公文也就沒有它的生命力了。
還有公文它是一個(gè)組織行為,所以它還需要對公文的處理還需要一個(gè)集中統(tǒng)一的原則。也就是說對公文的處理因?yàn)樗耐粋(gè)部門必須有統(tǒng)一的口徑、統(tǒng)一的收文號、收文序號等等,這樣這種集中既方便于管理,也是一個(gè)組織對外進(jìn)行行政管理的一種需要吧。第三個(gè)公文處理的基本原則里面還有一個(gè)黨政分工的原則,這個(gè)也就是可能跟內(nèi)容上、跟大家的分工、職位方面可能也有關(guān)系。
最后的兩個(gè)原則,可能大家都會,這個(gè)也是基本的政治常識,b_m原則,尤其是有一些特殊的工作,在公文處理的過程中是必須堅(jiān)持b_m的,比如說像某一項(xiàng)決策,某一項(xiàng)人事工作的決議在醞釀過程中產(chǎn)生的文件等等,這些都是非常需要b_m的,因?yàn)閤_m的話直接影響到這個(gè)工作的后續(xù)的進(jìn)展。
最后一個(gè)是精簡原則,現(xiàn)在絕大多數(shù)的公文都不需要什么描述的話,說理的話,更多是對事件本身的指示和分配,那么這種文字必須非常的精簡、精煉、簡練,然后不會理解歧義,準(zhǔn)確的理解、精確的直達(dá),然后文字更加洗練,這個(gè)是公文處理的幾項(xiàng)原則。
四、公文處理的主要內(nèi)容
公文處理都有哪些具體的內(nèi)容了,這個(gè)我覺得大家都是公務(wù)員,可能在這個(gè)里邊可能每天都是具體的工作內(nèi)容,我們把它概括起來的話可能是有幾個(gè)方面,一個(gè)是收文處理,一個(gè)是公文閱讀,一個(gè)是發(fā)文處理,一個(gè)是公文印制,還有對辦畢公文的處理和管理等等,這些內(nèi)容我們仔細(xì)地可以結(jié)合一些案例來講一講。
最近北京晚報(bào)在連載一本書叫《省府大院:機(jī)關(guān)女博士》,講的是一個(gè)女博士她考入省政府里面去工作,然后在里邊的一些生活和情感故事。其實(shí)她的很多工作內(nèi)容就是跟我們講的公文處理的內(nèi)容是比較統(tǒng)和的,很有意思,她好像第一份工作入機(jī)關(guān)的第一份工作就是辦公室的機(jī)要員,她有一段話很好笑,她說機(jī)要是什么呢,她說聽起來像和所有單位重要的事情都有關(guān)的人,要么怎么叫機(jī)要呢,你看這個(gè)“機(jī)”就是機(jī)關(guān)的機(jī),“要”當(dāng)然是重要的要,機(jī)要員就是要參合各種重要的事情,這個(gè)女博士本來是這么理解的,但是有一個(gè)內(nèi)行的人告訴她,說機(jī)要不就是收發(fā)文件嗎,就是收文和發(fā)文嗎,我想這個(gè)可能好多政府機(jī)關(guān)的部門機(jī)要員肯定好多人都干過,這邊寫得也比較有意思, ……(未完,全文共11966字,當(dāng)前僅顯示2846字,請閱讀下面提示信息。
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