干部學(xué)習(xí)講稿：公文格式流程

目錄/提綱：……
一、公文要素格式
（一）公文外觀
（二）公文格式要素
二、公文辦文流程
（一）各類報送文的處理
（二）簽發(fā)、簽署文件
（三）發(fā)文首頁和公文處理流程再造
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干部學(xué)習(xí)講稿：公文格式流程
李克實
中國人才研究會副會長

我們來講一下公文格式流程。這個公文格式流程我講兩個問題，第一個問題就是公文要素格式。第二個是說一下公文辦文流程。這個就是主要內(nèi)容就是我們通常講的公文處理，這個涉及到是這方面的，但是我只挑里頭我們在公文處理過程當(dāng)中，范文過程當(dāng)中經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤、問題，給大家做個介紹，就不展開了，你比如包括最后公文的裝訂、歸檔咱們就不講了，主要講講在辦文過程當(dāng)中的經(jīng)常出現(xiàn)的。
一、公文要素格式
（一）公文外觀
首先我們說一下公文要素格式的問題。那么什么叫公文的要素格式？或者叫格式要素？我們大體上講到公文格式的時候，我想有兩個概念。一個格式說的是它的外觀、尺寸，你比如說我們一個公文，它有一些術(shù)語，它左手這邊我們叫訂口，它就是裝訂用的。那么上頭這塊的話叫天頭，就是頂上我們也叫作說，公文要留天嘛，留多大這個有尺寸有標(biāo)準(zhǔn)的，大了不行小了不行，這個底下的這個空白處叫地角，這個都是我們這個印刷排版的標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語，叫地角。右邊這塊叫裁口，為什么叫裁口呢？因為公文裝訂的時候是以左上角為準(zhǔn)，然后多余的裁掉，所以它這個就是生產(chǎn)流程的這么一個叫裁口。這個的話就是有它名稱的，這個都是一些格式問題。另外還有就是尺寸，這個相間的距離，字號、字型，這個標(biāo)題多大，這個橫頭多大，還有這個就是說中間那個紅線，叫反線，這個叫腰線，那么這個的話是多粗，這個顏色、行距、字距像這些，我們的話都是叫它，也叫格式，但是這些格式的話是一種外觀格式，或者叫尺寸格式，這個我就不在這說了，咱們因為有標(biāo)準(zhǔn)。這個誰知道就行
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肯你比如說加個字都可以，這是字號的編制。
標(biāo)題，標(biāo)題就是說這個里頭有一個這個問題，就是主辦機(jī)關(guān)名稱要不要，這個按照我們工作條例，這個主辦機(jī)關(guān)名稱是必要的，這個是必須要的，那么但是我們在實際上執(zhí)行這個公文的時候，有很多單位就不要，就省略了，說上面有紅頭，誰的文件都很清楚，我干嗎非得要一個機(jī)關(guān)名稱，就上來就是關(guān)于什么的通知就完了，我想這個事怎么把握呢，有這么一個原則，這個咱們實事求是地講，有一些文件當(dāng)中可以省略，從現(xiàn)在實行情況看也是這樣。什么文件可以省略呢？就是它不脫離紅頭的原件獨(dú)立發(fā)揮作用的公文，那你可以省略。那么你比如說請示、報告這些東西它都一般它都不會脫離紅頭，就是原件獨(dú)立發(fā)揮作用，它都是當(dāng)時一次性地辦完了公文的壽命就結(jié)束了，它也不會再去搞法規(guī)匯編，函大部分也不需要，再去搞函匯編沒有必要，是吧你編文獻(xiàn)的時候你再配加注這都問題不大，就是他不脫離紅頭本身，就是獨(dú)立地發(fā)揮作用的時候，這些你可以不要這個，在標(biāo)題當(dāng)中再加注主辦機(jī)關(guān)名稱。但是說你要脫離紅頭發(fā)揮作用的時候，你比如說這種政策性文件，那你如果說是登報怎么辦呢？你登報就沒頭了，這報紙上公布關(guān)于什么，誰的呀，所以說這種文件你必須要有主辦機(jī)關(guān)的名稱，那么這個要你進(jìn)入法規(guī)匯編、政策匯編、登報你沒頭了，這個的話就是說那你編報紙的人再給你加上，那這個也容易造成混亂，特別是說你像我們搞法規(guī)匯編的時候也比較煩這個，就是你不用頭的，最后你編排的時候就很容易混了，這是誰的文呀，你還得在里頭看內(nèi)容再找，這個也很不方便，所以說這是建議性的。就是說可能會脫離紅頭單獨(dú)發(fā)揮作用的公文，你還是要按照要求，即便這個標(biāo)題長，你必須要有主辦機(jī)關(guān)名稱，發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，這是一個。
再有一個就是說公文標(biāo)題要多長合適，有沒有規(guī)定？沒有。但是說我們是越短越好。這個你像黨中央國務(wù)院發(fā)文這個標(biāo)題大概我看了，是最長的也是三行字，基本上就控制了。我想就是說最長能不能夠就是說是控制在50個字以內(nèi)，50個字就很長了，就有占了四行了，是不是，不要再長了。因為你再長的話你最后后頭，影響這個公文排版了。這個我見的最長的是94個漢字，有同志說他見過最長的一個標(biāo)題154個漢字，那你基本上你這第一頁什么都沒了，光標(biāo)題了，是吧，所以說我們注意就是說一個標(biāo)題的字?jǐn)?shù)大概控制。另外的話就是注意標(biāo)題的編寫，不要多主題標(biāo)題，你要給它歸納一下，找到它的同類，這個同類項給它歸并，你比如說我們這個前面舉例這個文件，說搞好這個_，這個穩(wěn)定就是主題，你就說穩(wěn)定就行了，你沒有必要說是搞好思想政治工作，平抑物價，加強(qiáng)治安，這個關(guān)心群眾生活等若干問題，那就長了去了，是不是那么所以說的話要注意就是按照同類性質(zhì)去歸并主題，就是單主題，一個主題表述。
那么下面的話就是這個還有點(diǎn)話就是，主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)的話就是，也就是抬頭，抬頭的話也要注意合并同類項，不要把所有的單位一個一個列出，你比如說你如果是會辦的這種聯(lián)合行文的，可能涉及到多個機(jī)關(guān)，多個機(jī)關(guān)那你要是比較麻煩的寫法就是說衛(wèi)生廳（局），然后教育廳（局），財政廳（局），這就長了，你就說衛(wèi)生、教育、財政，都是頓號，然后最后一個廳（局）這個就可以簡短一點(diǎn)，像這種這都是一些基本方法了。
那么這是最后的話就是說是版記，版記，就是說要包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期，最后這二維條碼現(xiàn)在都使用這個了。印章的使用，印章的使用我們注意，就是還是要先文后印，這個有一些就是，你像OE系統(tǒng)它在設(shè)計上，設(shè)計比較好的我看它有二次印刷，這個二次印刷的話也符合先文后印，那么有的就是字印合一，這個的話這個就缺乏一點(diǎn)法律依據(jù)吧，你要說的話你像公安系統(tǒng)怎么辨別，你這個印章，印章真?zhèn)�，那你這個就是要先文后印的話呢，他就是說他能夠分析出來，你是先有字先有章，這個是可以分析出來的。你在章上再加字，和這個字上加章這個是不一樣的，所以說按照我們目前的規(guī)定還是先文后印，我們注意在使用的時候，你可能二次印刷也是必要的。
這有一個例子我給大家看一下，你像這樣的一個文件，這第一，第一頁，這個文件第一頁，這第一頁上全是紅頭，這還沒完呢，這個翻過來第二頁，第二頁還有，然后才出現(xiàn)標(biāo)題、正文才出現(xiàn)這個。這個不可以，這個我們條例上就是像這種事都沒有說，沒有說但是我們過去的就是公文規(guī)定里頭有，但是并沒有改變。這個一個基本的要求就是說，公文正文的第一頁，就是也叫首頁，公文的首頁就是這張紙里頭，我不管你前面怎么排列，你必須漏出正文的第一行，這個就是一個基本的格式要求，你拿著一個文件你上面全是紅頭這什么東西，這個的話是不符合規(guī)范要求的。雖然是新的條例里頭它是，條例比過去的我們這管理規(guī)定都要薄，這個它是大的原則把住，細(xì)節(jié)沒有再描述，所以這個沒再提，沒再提不等于說你就可以這么印。我實際上見過的還有第三頁才出現(xiàn)正文的，那么前兩頁都是紅頭，這個就很不像樣子了，我這個希望就是說我們規(guī)范一點(diǎn)還是，同樣是這個文件，我們稍微做一些排版的調(diào)整，就變成下頭這個文件，這是可以的，這個正文的第一行就漏出來了。
那么這個怎么能夠保證這個正文的第一行必須要漏出來，有幾個。首先就是說你聯(lián)合行文的時候你單位比較多怎么處理，我想的話這個處理的辦法就是說，我們格式標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中規(guī)定了紅頭的最大字號，你不能超過你的上級機(jī)關(guān)，不能超過國務(wù)院，這個就是一個基本的要求。那么這個最小多少沒有規(guī)定，那么所以說你可以通過縮小紅頭的字號來解決這個排版問題，縮到多小你也別太小了，我們有一個建議的這個意見，就是說你不小于標(biāo)題就可以了，標(biāo)題是二號嘛，那么你那個不小于標(biāo)題你一號字，一般我們算了一下，就是現(xiàn)在 ……（未完，全文共12408字，當(dāng)前僅顯示2952字，請閱讀下面提示信息。收藏《干部學(xué)習(xí)講稿：公文格式流程》）