出入境檢驗(yàn)檢疫局檢務(wù)檔案管理規(guī)范（試行）

目錄/提綱：……
2、5檔案管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要，可增設(shè)人員協(xié)助檢務(wù)檔案歸檔工作
3、1檢務(wù)檔案包括紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案和電子數(shù)據(jù)檔案
3、4已完成電子數(shù)據(jù)歸檔的紙質(zhì)檔案資料應(yīng)存放入檢務(wù)檔案庫房
4、檔案保管4．1存放檢務(wù)檔案必須設(shè)立專用庫房
4、3檢務(wù)檔案庫房由檔案管理員負(fù)責(zé)管理
5、1檢務(wù)檔案僅供檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)內(nèi)部查閱
5、2紙質(zhì)檢務(wù)檔案一般應(yīng)當(dāng)場(chǎng)查閱，不得帶出檔案庫
5、3本局人員可按權(quán)限查閱電子檔案
5、4查閱檢務(wù)檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的原始狀態(tài)
6、3因司法調(diào)查需要查閱檢務(wù)檔案的，按照有關(guān)規(guī)定辦理
6、4檔案管理員應(yīng)將申請(qǐng)人提交的《**局檢務(wù)檔案借調(diào)申請(qǐng)表》
7、檔案銷毀7、1檢務(wù)檔案達(dá)到保存期限的，可以銷毀
7、2**局檢務(wù)檔案管理部門分別負(fù)責(zé)本部門檢務(wù)檔案銷毀工作
7、6檔案管理員應(yīng)將《**局檢務(wù)檔案銷毀記錄表》存檔備查
9、附則9．1本規(guī)范由局檢務(wù)科負(fù)責(zé)解釋
……
**出入境檢驗(yàn)檢疫局檢務(wù)檔案管理規(guī)范（試行）

為加強(qiáng)檢務(wù)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，根據(jù)《出入境檢驗(yàn)檢疫簽證管理辦法》及相關(guān)檢驗(yàn)檢疫規(guī)定，并結(jié)合**局實(shí)際情況，制定本規(guī)范。
1、總則
1.1本規(guī)范所指的檢務(wù)檔案包括有報(bào)檢單及所附單證、檢驗(yàn)檢疫記錄、證稿、證單存檔聯(lián)等紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)等相關(guān)原始資料。
1.2檢務(wù)檔案管理工作包括檢務(wù)檔案的歸檔、保管、查閱、銷毀和監(jiān)督管理等相關(guān)工作。
1.3**局檢務(wù)科為**局檢務(wù)檔案主管部門，負(fù)責(zé)對(duì)全局檢務(wù)檔案工作實(shí)施監(jiān)督管理，并具體負(fù)責(zé)局本部檢務(wù)檔案管理工作。
**局下屬辦事處分別負(fù)責(zé)本辦事處檢務(wù)檔案管理工作。
機(jī)電科負(fù)責(zé)入境財(cái)產(chǎn)鑒定業(yè)務(wù)檔案管理工作。
涉及重大案件、典型案例等事項(xiàng)的檢務(wù)檔案，由局綜合科負(fù)責(zé)保存和管理。
2.檔案管理員
2.1檢務(wù)檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檢務(wù)檔案管理工作。
檢務(wù)檔案管理人員應(yīng)報(bào)檢務(wù)科備案，備案時(shí)應(yīng)提交《**局檔案管理人員備案/變更表》。
2.
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編寫，歸檔流水號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成。
歸檔文檔號(hào)編號(hào)規(guī)則為：機(jī)構(gòu)名稱兩位縮寫字母（**局為JM）+科室（含辦事處）兩位縮寫字母+報(bào)檢類別（進(jìn)口—A、出口—B、包裝—C、財(cái)產(chǎn)鑒定—J）+年份（兩位）
科室（含辦事處）兩位縮寫字母分別為：**局本部—BB，外海辦事處—WH，高沙辦事處—GS，高新區(qū)辦事處—G*，臺(tái)山辦事處—TS，鶴山辦事處—HS，恩平辦事處—EP
辦事處下屬口岸部門分開歸檔的，可在原辦事處字母后添加部門字母（1-2位），也可自行編定兩位字母。編寫字母必須反映所屬辦事處和部門名稱。
歸檔人員應(yīng)將電子歸檔號(hào)碼記錄在檢務(wù)檔案首頁，記錄的號(hào)碼應(yīng)清晰、易于辨認(rèn)。
3. 4已完成電子數(shù)據(jù)歸檔的紙質(zhì)檔案資料應(yīng)存放入檢務(wù)檔案庫房。涉及重大案件、典型案例等事項(xiàng)的檔案，歸檔人員完成歸檔工作后，應(yīng)移交局綜合科統(tǒng)一保存和管理。
3. 5歸檔人員應(yīng)定期檢查CIQ2000未歸檔數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)超過一個(gè)月未歸檔證單的，應(yīng)及時(shí)查找未歸檔原因。對(duì)于特殊情況暫不能歸檔的，應(yīng)做好記錄，并及時(shí)跟蹤歸檔。
4.檔案保管
4．1存放檢務(wù)檔案必須設(shè)立專用庫房。檔案庫房應(yīng)保持清潔，并具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施。
4.2存放入庫房的檢務(wù)檔案應(yīng)按電子歸檔號(hào)碼順序分年份進(jìn)行排放，并做好標(biāo)記，方便調(diào)用。
4.3檢務(wù)檔案庫房由檔案管理員負(fù)責(zé)管理。未經(jīng)管理員許可，其他人員不得隨意進(jìn)入專用庫房。
4．4檢務(wù)檔案在管理員和臨時(shí)管理員之間進(jìn)行移交的，應(yīng)填寫《**局檢務(wù)檔案移交記錄表》。
4.5檢務(wù)檔案的保管期限，一般出境檢驗(yàn)檢疫檢務(wù)檔案為二年；入境檢驗(yàn)檢疫檔案為三年。電子數(shù)據(jù)應(yīng)長(zhǎng)期保存。涉及重大案件、 典型案例等事項(xiàng)的檔案，作長(zhǎng)期或永久保存。
5．檔案查閱
5.1檢務(wù)檔案僅供檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)內(nèi)部查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)，檢務(wù)檔案不得復(fù)制、不得對(duì)外提供、傳播或散布。
5.2紙質(zhì)檢務(wù)檔案一般應(yīng)當(dāng)場(chǎng)查閱，不得帶出檔案庫。
查閱紙質(zhì)檢務(wù)檔案的，應(yīng)向檢務(wù)檔案管理員提交經(jīng)所在部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意的《**局檢務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》。查閱檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)當(dāng)在場(chǎng)。
查閱人需復(fù)印檢務(wù)檔案的，應(yīng)同時(shí)在《**局檢務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》上提出復(fù)印申請(qǐng)，并經(jīng)所在部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意。查閱人申請(qǐng)復(fù)印內(nèi)容涉及內(nèi)部工作記錄的，還應(yīng)報(bào)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檢務(wù)檔案由檔案管理員復(fù)印后交查閱人。
5.3本局人員可按權(quán)限查閱電子檔案。人員的CIQ2000電子檔案查閱權(quán)限由所在部門負(fù)責(zé)人根據(jù)需要確定，并報(bào)計(jì)算機(jī)管理部門開通相關(guān)權(quán)限。
5.4查閱檢務(wù)檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的原始狀態(tài)。紙質(zhì)檢務(wù)檔案不得換頁、抽頁、插頁，不得涂改、污損。電子檔案不得修改、刪除。
5.5檔案管理員應(yīng)將查閱人提交的《**局檢務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》存檔備查，申請(qǐng)表保存期限與所查閱檔案的保存期限一致。
6．檔案借調(diào)
6.1檢務(wù)檔案因特殊情況需帶出檔案庫的，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《**局檢務(wù)檔案借調(diào)申請(qǐng)表》，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管局領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。
檔案管理員借出檢務(wù)檔案，應(yīng)做好登記手續(xù)。
檢務(wù)檔案借出時(shí)間一般不超過一周，超過一周的應(yīng)重新辦理借調(diào)手續(xù)。因特殊情況下檢務(wù)檔案需長(zhǎng)時(shí)間借出的，申請(qǐng)人應(yīng)在申請(qǐng)表上注明預(yù)計(jì)歸還日期。
對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間借出的檢務(wù)檔案，檔案管理員應(yīng)定期跟蹤檔案去向。檔案逾期未還的，應(yīng)及時(shí)催還，并將情況向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。
借出的檔案應(yīng)妥善保存。借出檔案丟失、損壞的，借出人所在部門應(yīng)向檔案管理員提交加蓋部門公章的書面情況說明。檔案管理員應(yīng)在《**局檢務(wù)檔案借調(diào)申請(qǐng)表》上記錄情況，并向部門負(fù)責(zé)人 ……（未完，全文共3809字，當(dāng)前僅顯示1924字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《出入境檢驗(yàn)檢疫局檢務(wù)檔案管理規(guī)范（試行）》）