通過常用憑證實現(xiàn)網(wǎng)絡時代的電算化會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口

隨著網(wǎng)絡時代的到來，社會生活的方方面面正在發(fā)生深刻的變化。以為基礎的網(wǎng)絡技術，也在改變著企業(yè)的管理方式。與之相適應，企業(yè)的信息系統(tǒng)正在由電子數(shù)據(jù)處理、管理信息系統(tǒng)向決策支持系統(tǒng)轉化。作為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，會計信息系統(tǒng)的設計理念和功能定位必然要發(fā)生變化，以適應網(wǎng)絡時代的要求。
　　學術界最近提出，將過去會計電算化的概念加以揚棄，以“會計信息化”代替“會計電算化”，由過去面向單用戶的會計電算化信息系統(tǒng)，升級為適用于網(wǎng)絡用戶的電算化會計信息系統(tǒng)。網(wǎng)絡時代的電算化會計信息系統(tǒng)必然要具備獨立性、層次性和網(wǎng)絡化的特征。以企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)、關聯(lián)企業(yè)網(wǎng)絡和國際互聯(lián)網(wǎng)為基礎，企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)形成了三個層次，各層次之間進行著信息傳送，又以防火墻為界，相互獨立，避免網(wǎng)絡風險。同時，各層次內(nèi)部，尤其是企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)部也形成層次分明、縱橫交錯的網(wǎng)絡系統(tǒng)。在這樣的系統(tǒng)中，會計信息可以順暢有序的流動，并得到有效的管理，這將更加有助于決
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需根據(jù)原始憑證的有關信息即可順利完成工作，因此，即使是非會計部門的工作人員也可勝任。例如，對于采購部門的人員來講，他只要將采購貨物的名稱、單價、數(shù)量、用途、結算方式、運費金額等信息錄入計算機，憑證就可以自動生成，并通過網(wǎng)絡傳送至財會部門。
　　第二層次處于模塊的中層，面向一般會計人員。記帳憑證一經(jīng)到達財會部門，為保證憑證制作的準確無誤，會計人員要對其進行審核。由于這一過程需要較多的會計專業(yè)知識，所以只有會計人員才能勝任。盡管通過縝密的設計，常用憑證制作一般不會發(fā)生系統(tǒng)性錯誤，但不能認為非會計人員不會發(fā)生諸如理解錯誤、錄入錯誤等非系統(tǒng)性錯誤。因此，審核過程是會計信息質(zhì)量得以保證所必需的。
　　第三層次處于模塊的底層，面向財務主管人員和系統(tǒng)維護人員。這一層次的工作主要是對企業(yè)的日常業(yè)務加以總結歸納，進行常用憑證定義，連接第一層次和第二層次，使系統(tǒng)得以順利運轉。這些工作不僅需要綜合全面的會計知識，而且需要網(wǎng)絡線路及終端的維護知識，所以只有財務主管和系統(tǒng)維護人員才可以勝任。當然，網(wǎng)絡時代的高層財務人員必須對網(wǎng)絡知識有相當?shù)牧私狻?br>　　這三個層次有機聯(lián)系，又各具特征，第一層次和第二層次較為穩(wěn)定，業(yè)務人員和一般會計人員無法修改憑證錄入和審核的界面，第三層次可以修改，但只有財務主管和系統(tǒng)維護師才有修改權限，這就保證了整個常用憑證制作系統(tǒng)的穩(wěn)定性。
　　二、常用憑證的定義和制作過程
　　常用憑證是根據(jù)企業(yè)經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務制作的，因此，要使常用憑證設計合理，首先必須分析企業(yè)的日常業(yè)務，對在會計處理上具有共性的業(yè)務歸為一類，總結出制作同一類經(jīng)濟業(yè)務的憑證所需的信息，這是個別到一般的過程。然后，設計面向非會計人員的常用憑證制作界面，通過這一界面輸入的信息生成常用憑證數(shù)據(jù)庫，并將其與記帳憑證數(shù)據(jù)庫進行鏈接，自動生成針對每一筆經(jīng)濟業(yè)務的記帳憑證，這是一般到個別的過程。
　　對經(jīng)濟業(yè)務的分析
　　我們選取了一個小型工業(yè)企業(yè)。該企業(yè)年月共發(fā)生了項經(jīng)濟業(yè)務，經(jīng)過分析，我們認為有兩種類型的經(jīng)濟業(yè)務適宜作常用憑證，一種是在企業(yè)經(jīng)營活動中經(jīng)常發(fā)生的，如下圖所示，這些經(jīng)濟業(yè)務占這個工業(yè)企業(yè)全部經(jīng)濟業(yè)務的一半以上：
　　還有一種是發(fā)生頻率不高，但在每個月份或者每年的固定時間發(fā)生，帶有一定規(guī)律性，如計提折舊、計提和交納稅金、成本結轉、利潤結轉等業(yè)務，核算內(nèi)容相對穩(wěn)定，也適于制作常用憑證。
　　常用憑證的定義
　　常用憑證的定義實際上是確定通過常用憑證所要采集信息的名稱、類型、數(shù)據(jù)格式等，也即確定常用憑證數(shù)據(jù)庫的字段結構。
　　我們以“銷售”常用憑證為例，介紹一下常用憑證定義的大體情況：
　　常用憑證主要面向非會計人員，從原始憑證上直接采集數(shù)據(jù)，因此，數(shù)據(jù)庫的字段名要通俗易懂，數(shù)據(jù)采集要可行，一般不必對原始憑證的數(shù)據(jù)進行再加工。例如，“銷售”常用憑證數(shù)據(jù)庫中的品名、單價、數(shù)量等數(shù)據(jù)可以從銷售發(fā)票上取得，結算方式、購貨單位等信息可以從銷售合同或訂單上取得。
　　常用憑證數(shù)據(jù)庫與記帳憑證數(shù)據(jù)庫的鏈接
　　我們還是以“銷售”常用憑證為例，分析一下常用憑證數(shù)據(jù)庫與記帳憑證數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)關系：
　　通過定義，由常用憑證輸入的信息，就進入到記帳憑證數(shù)據(jù)庫，具體的實現(xiàn)方式可以通過數(shù)據(jù)庫語言中的關系語句，并通過“索引號”建立鏈接關系。數(shù)據(jù)庫語言提供了功能強大的關系語句，使常用憑證數(shù)據(jù)庫與記帳憑證數(shù)據(jù)庫的鏈接成為可能，并且為 ……（未完，全文共2888字，當前僅顯示1836字，請閱讀下面提示信息。收藏《通過常用憑證實現(xiàn)網(wǎng)絡時代的電算化會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口》）