會(huì)議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

　　1.0目的
　　為了規(guī)范會(huì)議接待行為，統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會(huì)議接待服務(wù)。
　　2.0適用范圍
　　適用于大廈各類會(huì)議接待工作。
　　3.0職責(zé)
　　3.1客戶部負(fù)責(zé)會(huì)議接待的具體實(shí)施。
　　3.2客戶員負(fù)責(zé)會(huì)議登記和提前確認(rèn)工作，確保會(huì)議如期召開(kāi)；并記錄好會(huì)議召開(kāi)的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來(lái)決定會(huì)議的大小，采取相應(yīng)的服務(wù)措施；
　　3.3客戶部負(fù)責(zé)安排工作人員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行布置，保障會(huì)議室整潔舒適；
　　3.4會(huì)議接待員負(fù)責(zé)在會(huì)議進(jìn)行期間巡查，及時(shí)處理突發(fā)事件，確保會(huì)議順利進(jìn)行；
　　4、程序
　　4.1會(huì)議的分類
　　根據(jù)現(xiàn)時(shí)會(huì)議接待工作實(shí)際情況，將會(huì)議接待分為日常接待（二類會(huì)議接待）、一類會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議。
　　4.2會(huì)
……（新文秘網(wǎng)http://m.120pk.cn省略543字，正式會(huì)員可完整閱讀）……　
作，巡視會(huì)議室的準(zhǔn)備情況和會(huì)議的進(jìn)行情況，以便有突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對(duì)；
　　9） 接到熱線人員通知，會(huì)議臨時(shí)需要的物資，應(yīng)5分鐘內(nèi)送到，如無(wú)法滿足，會(huì)議接待員亦應(yīng)5分鐘內(nèi)到會(huì)議室向客人解釋，如客人不滿意或不接受，會(huì)議接待員應(yīng)通知會(huì)議負(fù)責(zé)人到場(chǎng)解決。
　　10） 會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議接待員應(yīng)簡(jiǎn)單將會(huì)議室收拾一遍，包括將桌椅擺放整齊；煙灰盅、盒紙鎖回茶水柜；所有設(shè)備恢復(fù)原狀；會(huì)議臨時(shí)用品（插線板、銘牌、臨時(shí)增加的椅子、白板等）還到倉(cāng)庫(kù)，如果桌面及地面較臟，應(yīng)通知清潔員到場(chǎng)清潔，清潔后會(huì)議接待員將燈、空調(diào)、窗關(guān)好，以便迎接下一個(gè)會(huì)議。
　　11） 每天下班前，會(huì)議接待員還應(yīng)對(duì)自己管理區(qū)域的會(huì)議室檢查一遍門、窗、空調(diào)、燈、設(shè)備是否關(guān)好才能離開(kāi)。
　　4.2.2一類會(huì)議（專指服務(wù)區(qū)域在主樓內(nèi)的會(huì)議室）：
　　1) 會(huì)議接待負(fù)責(zé)人接到熱線人員中、大型及重要會(huì)議通知后，與預(yù)訂會(huì)議人員聯(lián)系，了解會(huì)議的需求，并要求對(duì)方在《會(huì)議物資需求表》、《會(huì)議費(fèi)用結(jié)算表》中簽字確認(rèn)。
　　2) 按客戶要求申購(gòu)會(huì)議物資。
　　3) 申購(gòu)物資到位后，提前一天準(zhǔn)備好橫幅，擺放好鮮花；并對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面檢查，與會(huì)議主辦單位（部門）保持聯(lián)系，對(duì)座位數(shù)、名位牌、會(huì)標(biāo)等進(jìn)行核對(duì)，同時(shí)應(yīng)對(duì)影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查，要求達(dá)標(biāo)后對(duì)會(huì)議室進(jìn)行封閉管理，不準(zhǔn)無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)（會(huì)議室）；一切準(zhǔn)備妥當(dāng)后，可要求客戶到現(xiàn)場(chǎng)觀看。
　　4) 會(huì)議接待員必須注意自己的儀表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分鐘到崗，并于會(huì)議開(kāi)始前15分鐘將茶水準(zhǔn)備到位，在會(huì)議室門外面帶笑容站好等待迎接參會(huì)人員。
　　5) 按4.2.1第5）條款到第11）條款的程序開(kāi)展工作。
　　6) 會(huì)議快結(jié)束時(shí)，服務(wù)員在會(huì)議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會(huì)人員；
　　7) 客戶部主任或客戶服務(wù)經(jīng)理，必須到場(chǎng)監(jiān)督會(huì)務(wù)工作人員的情況，巡視會(huì)議室的準(zhǔn)備情況和會(huì)議的進(jìn)行情況，以便有突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對(duì)；
　　8) 如會(huì)議有需要，在會(huì)議期間應(yīng)加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)擾亂會(huì)；機(jī)電設(shè)備部人員應(yīng)注意會(huì)議期間用電設(shè)備的工作情況，防止事故產(chǎn)生，應(yīng)保證走火通道的暢通，緊急情況下，應(yīng)有服務(wù)員在場(chǎng)進(jìn)行疏導(dǎo)。
　　9) 會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議接待負(fù)責(zé)人持客戶確認(rèn)的《會(huì)議物資需求表》、《會(huì)議費(fèi)用結(jié)算表》到我部收費(fèi)員處開(kāi)發(fā)票。
　　10) 將發(fā)票交客戶時(shí)一定要求客戶簽收，會(huì)議接待負(fù)責(zé)人一直跟進(jìn)，直到我司收到該費(fèi)用為止。
　　4.2.3臨時(shí)會(huì)議：
　　1) 接到熱線人員的通知后，該區(qū)域會(huì)議接待人員應(yīng)5分鐘內(nèi)到場(chǎng)按4.2.1第5）條款到第11）條款的程序開(kāi)展工作。
　　4.3會(huì)議工作流程
　　4.3.1服務(wù)熱線值班人員下班前將oa網(wǎng)上收集會(huì)議的信息填寫在《商務(wù)接待活動(dòng)登記表》上 ……（未完，全文共3018字，當(dāng)前僅顯示1524字，請(qǐng)閱讀下面提示信息。收藏《會(huì)議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》）