地質(zhì)資料數(shù)字化的作用及推進(jìn)數(shù)字化工作的途徑

地質(zhì)資料數(shù)字化的作用及推進(jìn)數(shù)字化工作的途徑

0引言
隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化程度逐步普及，信息資源的數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)今檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。
檔案館作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，正面臨著數(shù)字化時(shí)代的挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化也是地質(zhì)資料檔案館發(fā)展的方向和目標(biāo)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。

1地質(zhì)資料數(shù)字化是現(xiàn)代檔案館的工作基礎(chǔ)

想實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料數(shù)字化，所有館藏檔案目錄數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化地質(zhì)資料檔案館的基礎(chǔ)。
目前，地質(zhì)資料龐雜、繁復(fù)，資料類型多，人工檢索效率低。檔案目錄的數(shù)字化，就是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。其過程簡單枯燥，工作量巨大，需要依賴人工對檔案信息進(jìn)行著錄、標(biāo)引和錄入。但工作質(zhì)量要求相當(dāng)高，要建立高質(zhì)量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫決非易事。做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵是：第一要嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引及其機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的錄人工作，
第二要科學(xué)選定檔案目
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檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。除此之外，數(shù)字檔案館從誕生到成熟，它自身也有一個(gè)逐漸演變的過程，這種演變的過程決定了數(shù)字檔案館的建設(shè)和完善是一個(gè)漫長的過程。
華東分公司資料中心啟用了中石化地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，改變了以前單機(jī)的資料整理方式，要實(shí)現(xiàn)從手工到電子的轉(zhuǎn)移，需要做很多的基礎(chǔ)工作。為此對新進(jìn)來的資料全部使用系統(tǒng)著錄，同時(shí)對以前的老資料進(jìn)行搬遷，雖然前期已經(jīng)通過軟件導(dǎo)入了大量信息，但還須對每件文件級(jí)資料重新進(jìn)行著錄、貼條形碼、貼文件級(jí)標(biāo)簽，有電子文檔的科研報(bào)告還進(jìn)行了上傳電子文件工作，為今后科研人員查閱資料提供了更全面更便捷的途徑，資料信息盡可能的詳細(xì)，為實(shí)現(xiàn)資源共享做好充分的準(zhǔn)備。
《地質(zhì)資料管理系統(tǒng)》已基本能滿足分公司資料管理方面的需求。走在了中石化地質(zhì)資料總目錄庫建立的前列。

3逐步實(shí)現(xiàn)館藏檔案全文數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化檔案館的關(guān)鍵

現(xiàn)在大多數(shù)地質(zhì)資料檔案館的館藏正以驚人的速度增加，而且絕大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，電子檔案資源只有很少的一部分，這給館藏檔案全文數(shù)字化帶來了很大難度。因此我們應(yīng)該對館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)真研究，應(yīng)該有重點(diǎn)的確定館藏檔案全文數(shù)字化的范圍，制定詳細(xì)的計(jì)劃，比如：可以先當(dāng)年，然后逐漸依次去年、前年……，在這過程中也可以先將重點(diǎn)區(qū)塊，利用率高的地質(zhì)資料數(shù)字化，再逐步相關(guān)區(qū)塊及全部地質(zhì)資料數(shù)字化。
按照國家和中石化對地質(zhì)資料數(shù)字化以及信息化利用和服務(wù)的目標(biāo)和要求。依據(jù)地質(zhì)資料管理?xiàng)l例，從2Oo4年起已要求并實(shí)施了紙質(zhì)資料和電子文本資料同時(shí)上交和匯交，但是2004年以前的大量歷史資料的數(shù)字化是一項(xiàng)工程量巨大的工作，特別是年代長的陳舊的資料，在數(shù)字掃描電子化過程中會(huì)遇到更多的困難。經(jīng)過前期調(diào)研，近期若設(shè)備條件完備我們將按時(shí)代由近及遠(yuǎn)、按資料由新到老分年度安排計(jì)劃予以實(shí)施。結(jié)合《地質(zhì)資料管理系統(tǒng)》錄入建庫并可查詢、利用與服務(wù)。
數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發(fā)，由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對人類社會(huì)的作用與意義越來越大，數(shù)字化信息在人類社會(huì)中起著越來越重要的作用，因此，應(yīng)緊跟社會(huì)發(fā)展的需要，加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促進(jìn)檔案信息的共享與利用。這樣才能為加快實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供充足的技術(shù)支持。

4加強(qiáng)地質(zhì)資料數(shù)據(jù)的維護(hù)是確保數(shù)字化檔案館功能實(shí)現(xiàn)的保障

4．1數(shù)字化檔案館建設(shè)所需人才問題人才是當(dāng)今科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展最重要的資源，對于建設(shè)數(shù)字化檔案館顯得尤為重要。
資料檔案管理部門很少有專業(yè)資料管理人員。
其現(xiàn)有人員大多是其他與地質(zhì)關(guān)系不大的專業(yè)改過來的，其知識(shí)面較窄。要想改變現(xiàn)狀必需采取以下措施。
一是引進(jìn)各類人才，重點(diǎn)是引進(jìn)與本行業(yè)有關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才和計(jì)算機(jī)專家。如石油工程專業(yè)在引進(jìn)檔案管理人才時(shí)，要錄用懂得鉆井工程專業(yè)的畢業(yè)生。
二是“不求所有，只求所用”的人才流動(dòng)政策。
可以采取調(diào)動(dòng)、聘用、兼職、合作研究等辦法。經(jīng)常性地開展資料管理經(jīng)驗(yàn)交流、主動(dòng)到上級(jí)機(jī)關(guān)和兄弟單位相互學(xué)習(xí)、取經(jīng)，也是提高資料管理人才素質(zhì)的途徑。
三是作為新時(shí)期的資料管理工作者，從工作實(shí)踐升華到理論研究，促進(jìn)理論與實(shí)踐的結(jié)合，推動(dòng)管理的改進(jìn)。
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