基于流程再造的高校管理改革探析
丁烈云
一個組織的活動總是在一定的目標指引下由諸多流程組成,學(xué)校管理活動離不開對流程進行設(shè)計。麻省理工學(xué)院(MIT)、伯克利加州大學(xué)、淑明女子大學(xué)等都曾運用流程再造理論改革學(xué)校管理,提高了管理效益和師生的滿意度,降低了管理成本,使得教學(xué)科研等核心工作運轉(zhuǎn)更加流暢。從高校管理流程再造的角度,探討提高高校管理水平的基本思路,是一個重要的視角。
一、以效益為目的,簡化管理流程
根據(jù)流程再造的創(chuàng)始者哈默和錢皮的定義,流程再造乃是對組織的作業(yè)流程進行根本的再思考和徹底的再設(shè)計,以求在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等各項當今至關(guān)重要的績效標準上取得顯著的改善。所以,高校流程的再造要從以往我們關(guān)注不夠的成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面人手,簡化和集成管理流程,提高管理效率,降低管理成本。
建立扁平化的組織結(jié)構(gòu)。有效推進學(xué)校管理流程改進,必須要有合理的、科學(xué)的組織體系。
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再造MIT”中,MIT安裝了全球最大的管理軟件廠商SAP開發(fā)的第三代實時管理軟件,使得學(xué)校管理人員能夠獲得各種實時的信息,從而幫助他們做出更快、更好的決策,F(xiàn)在,基于現(xiàn)代技術(shù)的數(shù)字化校園建設(shè)也已成為世界各國高校發(fā)展的共同趨勢。高校利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)對學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和生活服務(wù)等所有信息資源進行全面的數(shù)字化,形成數(shù)字化的信息管理方式和溝通傳播方式,推動學(xué)校實現(xiàn)教育信息化、決策科學(xué)化和管理規(guī)范化。
集成任務(wù),簡化流程。在進行組織結(jié)構(gòu)改造和建立協(xié)同管理平臺之后,就要對傳統(tǒng)分散的業(yè)務(wù)流程按照優(yōu)化、順暢、高效的目標進行重組和再造,手段包括清除非必要的活動任務(wù)、簡化程序、整合任務(wù)和自動化。改進現(xiàn)有學(xué)校管理流程的重點在于集成任務(wù),包括:信息集成,信息只從源頭一次獲取,使流程具有更高效率和準確性;功能和部門集成,盡可能減少教師和學(xué)生為某事反復(fù)接觸辦事人員;任務(wù)集成,把類似的活動整合集成。集成任務(wù)后就要建立以流程為中心的綜合業(yè)務(wù)流程,這種業(yè)務(wù)流程將一項事務(wù)的多個步驟、多個部門、多個環(huán)節(jié)整合在一起,由相應(yīng)的流程執(zhí)行小組或委員會來完成,如高校的職稱評定委員會、學(xué)位評定委員會等,其解決問題的速度比它所取代的以流水線為基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)流程一般要快得多。
在MIT的流程再造中,就非常注重任務(wù)的集成和整合,比如,MIT流程再造的一個重要方面就是“整合供應(yīng)商”,包括辦公設(shè)備、實驗物資、家具、電腦及耗材的統(tǒng)一采購,印刷、臨時勞務(wù)的統(tǒng)一外包等,這樣就能和外面的物資公司建立鞏固的合作關(guān)系獲得更多的折扣,并且能夠騰出印刷廠等原來所占的辦學(xué)空間,用于學(xué)校的核心事務(wù),統(tǒng)一采購也便于日后的物資管理和日常維護。反觀我國的許多高校,重復(fù)建設(shè),各自為政,任務(wù)和資源沒有集成,比如每個院都有自己的資料室、計算機機房和教學(xué)科研儀器設(shè)備,占的辦學(xué)空間多,成本高,利用率反而很低。
二、以需求為導(dǎo)向,優(yōu)化管理流程
需求意識和服務(wù)意識是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的生命線,同樣也是現(xiàn)代大學(xué)發(fā)展的生命線。所以,樹立需求意識和服務(wù)意識是大學(xué)管理改革和流程重建的核心內(nèi)容之一。
從“管理導(dǎo)向”到“服務(wù)導(dǎo)向”。我國高等學(xué)校的管理像其它管理一樣,是從計劃經(jīng)濟_中走過來的。在計劃經(jīng)濟_下,為貫徹實施計劃,強有力的控制是必不可少的,由此形成了以控制為指導(dǎo)思想,以行政為手段的管理模式。進人21世紀,我國的經(jīng)濟_發(fā)生了巨大變革,外部環(huán)境的變化對人才需求和人才培養(yǎng)模式提出了新的要求。體現(xiàn)高校管理有效性的一個重要方面,是高校的服務(wù)能力、效率和效果。為師生服務(wù),對師生的需要給予充分的回應(yīng),為教師素質(zhì)的普遍提高和學(xué)生的全面發(fā)展創(chuàng)造必要條件、提供相應(yīng)的服務(wù),是高校的根本任務(wù)。管理不是目的,只是手段,其實質(zhì)是服務(wù),其最終目的是為了創(chuàng)造一種好的發(fā)展環(huán)境。寓管理于服務(wù)之中,是現(xiàn)代高校管理的藝術(shù)體現(xiàn)!胺⻊(wù)導(dǎo)向”的高校管理,概括起來,即行政管理者由原來的控制者,改變?yōu)榉⻊?wù)者和興利者。企業(yè)再造理論強調(diào)顧客至上,以為顧客提供便捷、直接、令顧客滿意的服務(wù)為己任,學(xué)校的流程改造也是如此。
以教師和學(xué)生為導(dǎo)向的一站式服務(wù)。一站式服務(wù),作為改善服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)方式的重要措施,正成為我國許多高校改善服務(wù)的重要舉措!耙徽臼健狈⻊(wù)模式,其重要特征是盡量減少師生與管理部門的接觸點,讓師生 ……(未完,全文共5014字,當前僅顯示1761字,請閱讀下面提示信息。
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